Транспортный аудит и консалтинг - 100%

Предисловие

Мой практический опыт управления автопарками от 5 до 465 единиц техники, опыт консультантов Компании "Воронин и Партнеры", транспортный аудит, консалтинг и оптимизация затрат в компаниях Украины с автопарками до 380 единиц техники показали проблемы необоснованных затрат и пути решения этих проблем. Также потребность рынка в транспортном аудите, транспортном консалтинге и оптимизации транспортных затрат вполне очевидна.

Транспортный аудит и транспортный консалтинг - это достаточно новые понятия на рынке услуг Украины и стран СНГ.

Под транспортным аудитом понимается независимая экономико-правовая экспертиза транспортной деятельности предприятий-собственников автотранспортных средств.

Основная цель транспортного аудита - объективная диагностика и анализ организации транспортного процесса на предприятии, системы профилактики ДТП и принимаемых мер по снижению аварийности, экономических показателей, эффективности системы контроля, расчета и списания топлива, полноты оформляемой сопутствующей документации при условии соблюдения действующего транспортного законодательства и других показателей автотранспортной составляющей бизнеса.

На основании проведенного аудита разрабатываются конкретные практические рекомендации по устранению имеющихся недостатков. В каждом конкретном случае решение чаще всего индивидуальное.

Плановый транспортный аудит эффективно проводить ежегодно - это помогает предприятиям планы сделать более реальными, а бюджет на транспорт более прозрачным. Внеплановый транспортный аудит рекомендую проводить при комплексной оценке предприятия, смене ответственных лиц за транспорт предприятия, при снижении операционных и экономических показателей, а также перед плановой проверкой контролирующих государственных органов. 

Если внедрение рекомендаций совместно с клиентом проводят сторонние специалисты - это транспортный консалтинг. 

Эксплуатационные и операционные затраты на автотранспорт представляют из себя широкий спектр статей затрат и практически нет предприятий, на которых решены все проблемы бюджета на транспорт. Проблемы в значительном завышении затрат по таким статьям, как топливо, сервис, запчасти, шины, страховка, восстановительные ремонты и др. в основном кроются не в отсутствии должных скидок на товары и услуги и не в злоупотреблении ответственных за транспорт и закупки должностных лиц. Чаще всего причины кроются в недостаточности профессионализма вышеуказанных должностных лиц, не совершенности системы контроля и управления автотранспорта (особенно для предприятий с разветвленной филиальной сетью),  неэффективности оргструктуры, а также дробности бюджета на транспорт, а таким образом размытости затрат по статьям бюджета и во времени.

Под дробностью бюджета на транспорт понимается процент каждой статьи затрат (топливо, сервис, шины, аккумуляторы, запчасти, мойка, страхование и т.д.) в общем бюджете затрат на транспорт. Чем меньше процент статьи затрат, тем меньше руководитель предприятия уделяет ей внимание, отдавая на откуп принятие решения ответственным за транспорт лицам, что в совокупности может привести к серьезным финансовым потерям.

Основные аспекты автотранспорта, которым уделяется внимание при транспортном аудите и консалтинге рассмотрим более детально.

Персонал и оргструктура

Бизнес делают люди! Исключительно сочетание профессионального персонала и оптимальной оргструктуры позволят  системе управления транспортом и затратами на его эксплуатацию быть эффективными. Команда профессионалов, сплоченная на достижение одной цели – путь к успеху любого бизнеса и его поддержки.

Исходя из этого Компания "Воронин и Партнеры" данному аспекту уделят особое внимание.

Только профессиональный руководитель, ответственный за автотранспорт, знающий АТП и СТО, правильно мотивированный, предупрежденный об уголовной и административной ответственности за злоупотребления, в состоянии эффективно управлять крупным автопарком. И не маловажным моментом для руководителя является знание и выполнение всех законодательных актов Украины в транспортной сфере.

Постоянное совершенствование уровня профессионализма вашего персонала – залог качества и стабильности деятельности транспортной составляющей предприятия.

Также необходимо не забывать, что должен соблюдаться баланс полного контроля автотранспорта и совершенной системы мотивации руководителя, механиков, диспетчеров и водителей. В противном случае система будет однозначно давать периодические сбои, что приведет к неизбежному увеличению пробега автотранспорта и затрат на его эксплуатацию.

С целью профессионального подхода к вопросам данного раздела "Воронин и Партнеры" наладила партнерские отношения с ведущими консультантами, консалтинговыми компаниями, компаниями по подбору и обучению персонала.

Рассмотрим 100% бюджета на эксплуатацию автотранспорта по статьям затрат.

1.Топливо

Основная статья затрат 60-70% бюджета на эксплуатацию автотранспорта.

Да, эту статью затрат и чаще всего единственную, руководитель предприятия берет в круг своей зоны ответственности. Но зона его ответственности чаще всего заканчивается на принятии решения о выборе поставщика, предоставившего большую скидку, отсрочку платежей и другие более выгодные условия сотрудничества перед другими операторами топливного рынка. Максимальная скидка по карточной системе не достигает более 3% и то при большой выборке топлива в месяц, предоплате и соблюдении платежной дисциплины. Дальше вступают в силу более весомые законы экономики – учет и списание ГСМ, где и кроются более значительные проценты потерь. Единственный документ, регламентирующий учет и списание ГСМ в Украине – Приказ №43 Министерства транспорта Украины. Разработчиком данного приказа является ГП "ГосавтотрансНИИпроект".

Наша Компания разработала и проводит корпоративные семинары "Контроль, расчет и списание топлива" при информационной поддержке и участии специалистов ГП "ГосавтотрансНИИпроект". Повышающие и понижающие коэффициенты в расчете и списании топлива применяются исключительно на усмотрение руководителя предприятия, а это к сожалению знает не каждый руководитель. Одним из повышающих коэффициентов в зимний период является температура воздуха, погрешность в 1 градус может привести к дополнительным потерям предприятия 5% топлива. Чем точнее измерение температуры, тем меньше потерь. Чем меньше участие человека в определение температуры, тем выше достоверность данных.

Единственной службой в Украине, которая в состоянии предоставить данные температуры с высокой точностью, является Украинский гидрометеорологический Центр, с которым "Воронин и Партнеры" достигла договоренности о совместной деятельности.

Залог оптимизации затрат на топливо – система учета и списания топлива, с учетом десятка и более факторов. Не имею желания уделять внимание в данной статье методам слива топлива и увеличению пробега автомобиля на спидометре – это отдельные темы.

Нашей компанией разработана целая система анализа проблем учета и списания топлива и система решения проблем в данной области, а также мы рекомендуем обратить внимание на существующий продукт 1С:Управление автотранспортом, в котором решены почти все основные задачи по учету и списанию ГСМ.

На практике при правильной системе контроля, учета и списания, корректной базовой линейной норме (разработчик норм расхода топлива ГП "ГосавтотрансНИИпроект") и эффективном применении повышающих и понижающих (знают не все) коэффициентов оптимизация затрат в зависимости от марок и моделей автомобилей и условий эксплуатации достигала 20%.

Особое и полноценное внимание данной статье затрат уделено внимание в статье "Потеря топлива на автотранспорте".

2.Сервис – плановое техническое обслуживание и внеплановые ремонты

Вторая статья затрат 20-30% бюджета на эксплуатацию и содержание техники.

Если поставщиком топлива выступает одна или две компании, то по сервису дробление бюджета может достигать на десятки поставщиков, особенно при разветвленной филиальной сети компании и разнообразии марок автомобилей.

При отсутствии компьютерных систем учета, контроля и анализа, системы корпоративного сервиса и системы взаимодействия клиент-поставщик, не говоря уже о факторах небрежного отношения к технике и злоупотреблениях, потери компаний могут составлять до 50% и более, в зависимости от уровня проблем и марок техники.

Важными факторами при заключениях  договоров сервиса является не стоимость нормо-часа на выполнение работ и скидка, а соблюдение норматива производителя на каждую из работ.

На практике оптимизации затрат консультанты "Воронин и Партнеры" сталкивались с тем, что нормативы на работы завышались более чем на 50%. Зачастую урегулирование спорных вопросов с сервисными компаниями по нормативам  мы берем на себя, а Партнеры нашей Компании придерживаются нашей политики "честный сервис – гарантия дохода".

Сертифицированный или "гаражный" сервис? Ответ – сертифицированный! Совместно с Партнерами по сервису, сертифицированными СТО  мы экономим 30-50% по сравнению с "гаражным" сервисом. Также не забывайте, сертифицированный сервис – это качество выполнения работ, гарантийные обязательства на работы и запчасти и целый ряд других преимуществ. Исключительно партнерские взаимоотношения между Клиентом и СТО позволят руководителю предприятия быть уверенным в эффективности и прозрачности своих затрат, а СТО рассчитывать на долгосрочный прогнозируемый доход.

"Воронин и Партнеры" рекомендует программное решение 1С:Управление автотранспортом, в котором реализована задача управления ремонтами и плановым техническим обслуживанием, а наполнение базы нормативов на работы по сервису позволит контролировать сервис и ремонты, планировать обслуживание автомобилей. Реальное планирование и реальный бюджет – залог стабильности вашего бизнеса.

Собственный сервис или аутсорсинг? Какой путь сервиса и ремонта автомобилей эффективней? Эффективность и экономика сервиса зависит от целого ряда факторов. Данный вопрос требует детального анализа многих факторов и только на основании такого анализа можно сделать правильные выводы. Но с каждым днем этот вопрос все меньше стоит на повестке дня по причине совершенствования и усложнения автомобильной техники. Современную технику в состоянии оперативно и качественно обслужить только внешний автосервис.

Нами разработана система оптимизации затрат на сервис и реализована на ряде предприятий.

На практике оптимизация затрат по направлению сервиса по некоторым маркам техники, поставщикам услуг и в зависимости от территории Украины достигала 50%.

Не стоит забывать и о социальной ответственности за техническое состояние автотранспорта. Качественный сервис – это снижение аварийности, а также снижение затрат на топливо и как следствие снижение выброса вредных веществ в атмосферу. Может быть, мы зря не так ответственно задумываемся об этом, но на дорогах гибнут люди и загрязненным воздухом дышат наши дети…

3.Страхование, запасные части, шины, аккумуляторы, мойка и другие затраты

Третья статья затрат до 10% бюджета на эксплуатацию и содержание техники.

Оптимизировать, так все. "Воронин и Партнеры" при оптимизации бизнес-процессов управления автотранспортом и оптимизации эксплуатационных затрат не оставляет в стороне и эти затраты.

Страхование автотранспорта - это один из эффективных инструментов минимизации операционных рисков на автотранспорте. Обязательное страхование гражданской ответственности владельцев автотранспорта не перекрывает все риски. Необходимо рассматривать предложения и о страховании КАСКО и грузов, особенно при перевозке дорогостоящих грузов на современных автотранспортных средствах. Наше партнерство с ВОО "Ассоциация безопасности дорожного движения" позволяет применить отечественный и международный опыт по минимизации количества ДТП и повысить социальную ответственность бизнеса.

Не забываем мы и о гарантийных обязательствах поставщиков на шины, аккумуляторы и запчасти. А Вы?

Восстановительные ремонты тоже тонкая и интересная тема. Работают наши специалисты и в этом направлении.

Учет и списание шин и аккумуляторов также регламентируются законодательными актами Украины, такими как Приказы Министерства транспорта Украины №488 и №489 соответственное. Соблюдение норм вышеуказанных документов позволят предприятиям не только вести корректно бухгалтерский учет, но и анализировать затраты по этим статьям в соотношении цена-качество.

Практика консалтинга показывает, чем меньше статья затрат, тем может быть выше процент потерь, а соответственно и оптимизации.

GPS и ИТ системы – дополнительная затрата или острая необходимость

Мнение специалистов "Воронин и Партнеры" однозначное – острая необходимость.

Спутниковые системы контроля и безопасности транспорта начали стремительно развитие совсем недавно. Рынок данных устройств только формируется и главное не ошибиться на стадии анализа и принятие решения о выборе поставщика данного оборудования, сервиса. При выборе поставщика компании идут двумя путями – простой тендер между поставщиками и самостоятельно прописанное техническое задание с организацией тендера.

"Воронин и Партнеры" предложила рынку Украины третий и по  нашему мнению единственно правильный путь – анализ транспортного направления предприятия, совместное с Клиентом формирование технического задания на построение системы и только после этого предоставление рекомендаций на построение системы.

Стандартные решения для определенных сфер деятельности (перевозки, сельское хозяйство, лизинг, инкассация и др.) также существуют, но это не жесткий продукт, а стандартные, гибкие и эффективные решения с учетом специфики бизнеса с возможностью интеграции с любыми программными продуктами.

По желанию и потребности Клиента GPS системы могут быть интегрированы с системами управления автотранспортом и предприятием, а также с данными по заправкам топлива по карточной системе практически с любым поставщиком топлива.

Автоматизация анализа данных по пороговым значениям (маршрут, топливо, температура и др.) предполагает оптимизацию затрат на персонал, минимизацию влияния человеческого фактора на систему контроля, безопасности и оперативность принятия решения при оповещении об отклонениях от пороговых значений или в экстренных случаях.

По нашим рекомендация уже создано стандартное решение при консультационном участии наших специалистов уже создано - Модуль интеграции 1С и GPS. Возможности GPS системы – контроль пробега, расхода топлива, соблюдения маршрута, безопасность транспорта и груза, а также других характеристик.

И, наконец, программно - технический комплекс маршрутизации эффективен исключительно на базе GPS систем.

Наши Партнеры не предлагают жесткое программное обеспечение и оборудование, а реализуют полный комплекс контроля и безопасности автотранспорта, а при необходимости и с нашим консультационным участием.

Также много компании осуществляют выписку транспортных документов (путевой лист и ТТН) вручную.

Существует, как минимум, адаптированное к Украине ИТ решение управления автотранспортом на платформе "1С:Предприятие 8", которое интегрируется с основными типовыми продуктами 1С – 1С:Управление автотранспортом.

Это не только решение по выписке документов – это целый комплекс управления автотранспортом и состоит из следующих модулей: модуль диспетчеризации; модуль учета перевозок; модуль учета работы водителей; модуль складского учета; модуль учета ГСМ; Модуль управления ремонтами и плановым техническим обслуживанием; модуль взаиморасчетов; модуль учета затрат; модуль планирования; модуль CRM.

Законодательство

Управление корпоративными автопарками в Украине, налоговый и бухгалтерский учет затрат на автотранспорт, участие затрат на эксплуатацию автотранспорта в общем бюджете предприятий регламентируются целым рядом законодательных актов Украины. К сожалению, законодательство не может быть идеальным по ряду объективных и субъективных причин. "Воронин и Партнеры" принимает участие в совершенствовании законодательства Украины в транспортной сфере.

Данный аспект мы рассматриваем как один из важнейших в транспортной отрасли Украины.

Соблюдение норм Законов о "Прибыли", "НДС" и "О дорожном движении", "Об автомобильном транспорте", "О лицензировании", Приказов Министерства транспорта №43, 488, 489, 721, 792, 974, 975 и Государственного комитета статистики №74, Постановлений Кабинета Министров №1388, 1567, 207, 606 и др. Строгое следование законодательным нормам позволяет не только корректно учесть затраты на автотранспорт в валовых затратах предприятий и избежать необоснованных потерь с прибыли, а также уйти от излишних проблем и штрафных санкций  со стороны государственных контролирующих органов.

Для удобства работы всех управленцев корпоративным автотранспортом мы создали  "Транспортный кодекс" от Компании "Воронин и Партнеры".

С целью максимальной эффективности транспортного законодательства наша Компания выступает с инициативой разработки Транспортного кодекса, который бы объединил в одном документе все законодательные акты в транспортной сфере.

Управление автотранспортом и затратами на его содержание одна из необходимых и непростых задач для любого бизнеса. Бюджет на автотранспорт в зависимости от сферы бизнеса порой является основной частью всего бюджета затрат предприятия.

Наилучший вариант – "Транспортная стратегия под ключ" для новых предприятий. "Воронин и Партнеры" предложила на рынок и эту услугу, но вновь создающихся компаний не много и сама задача значительно проще, чем "Оптимизация транспортных затрат" уже существующих предприятий.

С целью оказания высококачественных услуг транспортного аудита и консалтинга была создана команда профессионалов в сфере транспорта и логистики, налажены надежные партнерские отношения с десятками компаний, ведущими консультантами, государственными структурами и общественными организациями.

Привлечение внешнего и независимого консультанта порой значительно эффективней, чем попытка справиться собственными силами.

Такие консультанты привлекаются предприятиями при оценке бизнеса, аудите бухгалтерского учета, решении юридических задач и др.

Специалисты Компании "Воронин и Партнеры" являются такими аудиторами-консультантами в автотранспортной сфере.

Управляйте автотранспортом эффективно!

Воронин В.В.